Cultuurverschillen kunnen grote invloed hebben persoonlijke en zakelijke verhoudingen. Cultuur gaat altijd over mensen en de verschillen tussen bewoners van Europa, Azië, Afrika en Amerika zijn evident.
We hoeven echter niet ver te gaan om interessante voorbeelden te vinden om te begrijpen hoe cultuurverschillen enorme invloed kunnen hebben op de ontwikkeling van zakelijke relaties. En wat er allemaal mis kan gaan als we elkaar niet goed begrijpen.
Nederland en België zijn buurlanden die veel gemeen hebben, maar er zijn ook grote verschillen. In de jaren dat ik werkte in de Benelux voor organisaties met een hoofdkantoor in België heb ik de overeenkomsten, zoals natuurlijk de Nederlandse taal, maar ook de verschillen tussen Vlamingen en Nederlanders, zelf kunnen ervaren.
Stel je een project voor van een software-implementatie door een Belgisch bedrijf voor een Nederlandse onderneming. Jan, de Nederlandse projectmanager en Jules, zijn Belgische evenknie, zullen samen het project tot een goed einde gaan brengen. Jules heeft bovenal veel aandacht voor de relatie, waaruit de taakverdeling voortvloeit. Jan gaat allereerst uit van heldere taken, want dan komt het met de relatie ook wel goed. Jules stelt de relatie voor de taak; Jan stelt de taak voor de relatie.
Jan denkt en handelt vanuit een goede planning, vindt een strakke agenda voor een vergadering belangrijk, evenals heldere notulen van genomen besluiten. Jules is flexibeler want hij weet dat situaties in de loop van de tijd veranderen en aanpassingen nodig kunnen zijn, die je dan eerst met z’n tweeën bespreekt. Je moet andere mogelijkheden kunnen onderzoeken en niet alles direct vanaf het begin vastleggen.
Jan is verbaal heel direct in zijn communicatie, communiceert vrijwel altijd vanuit de taak en de inhoud en legt alles graag in notulen en actiepunten vast. Het kan maar duidelijk zijn. Jules heeft als uitgangspunt dat er altijd meer is besproken dan er wordt genotuleerd en dat er dan wel heel weinig voor het belang van de relatie overblijft, als het alleen over de inhoud gaat.
Tijdens besprekingen blijkt al snel dat Jan heel taakgericht en expliciet is. Hij blijft vaak doorvragen en wil in een overleg snel gezamenlijke, eenduidige besluiten nemen (monochroon). Jules, meer relatiegericht en impliciet, antwoordt vaak in termen van meerdere mogelijkheden en wil graag met de achterban in zijn eigen organisatie overleggen, alvorens een besluit nemen. Vergaderingen zijn er om elkaar te informeren, niet om besluiten te nemen. Dat gebeurt vaak buiten de vergadering (polychroon).
Wanneer er verschillen van inzicht ontstaan gedurende het project die zelfs na enige tijd tot irritaties leiden tijdens gesprekken, wil Jules een lunchafspraak maken met Jan om een en ander te bespreken. Voor Jan hoeft dat niet: hij wil gewoon duidelijkheid. Hij stuurt een lange mail met een projectvoorstel en bijlagen naar Jules met zijn issues, met het verzoek er op te reageren. Jules begrijpt dat niet: waarom niet samen bespreken, in plaats van zwart op wit te moeten reageren op de lange mail van Jan?
Jules laat het rusten. Hij zal het wel bespreken in hun eerstvolgende volgende persoonlijke overleg. Jan raakt echter geïrriteerd als hij na een paar dagen nog geen antwoorden op zijn vragen heeft. Hij stuurt Jules een reminder mail en kopieert zijn teamleden en zijn manager in.
Tijdens de eerstvolgende persoonlijke bijeenkomst neemt Jan direct het initiatief. Hij wil het gemailde projectvoorstel bespreken (vanuit de taak!), maar Jules brengt voorzichtig naar voren dat hij het over de manier van communiceren en samenwerken wil hebben. Jan pikt de signalen die Jules uitzendt niet op en blijft heel direct en to the point doorvragen. Jules voelt zich aangevallen en wil zo niet behandeld worden en wordt steeds terughoudender in het geven van antwoorden. Hij vindt dit ‘vraag en antwoord spel’ niet prettig. Jan denkt dat Jules wat achterhoudt. Als Jules voorzichtig oppert dat hij wat andere mogelijkheden ziet, dan het plan wat Jan had gemaild, reageert Jan geschokt. Zo kun je niet samenwerken, dan had Jules maar moeten reageren op de mail. Jan heeft het plan interne al besproken (Jules had niet per mail gereageerd en wie zwijgt stemt toe) en Jan wil door en niet meer afwijken. De sfeer is er niet beter op geworden en Jan en Jules gaan intern overleggen hoe nu verder te gaan.
De hierboven beschreven situatie is ook goed hanteerbaar binnen onze eigen landsgrenzen. Want zeg nou zelf: Ook in Nederland bestaan er verschillen tussen regio’s in taak- of relatiegerichtheid, expliciete of impliciete communicatie en tijdsoriëntatie. Een goede voorbespreking over culturen, taak- en relatiegerichtheid, de wijze van communiceren, de manier van overleggen en besluiten nemen (monochroon of polychroon) kan heel winst voor een project opleveren!